WeRepresent wordt ondergebracht in een zelfstandige besloten vennootschap die nog moet worden opgericht. De definitieve statutaire naam, het vestigingsadres en KvK-nummer worden vóór ingebruikname van de dienstverlening op deze pagina opgenomen. Deze versie beschrijft de beoogde verwerking en dient als transparante basis tijdens de ontwikkelfase.
1. Wie is verantwoordelijk?
De toekomstige WeRepresent B.V. zal verwerkingsverantwoordelijke zijn voor persoonsgegevens die binnen de WeRepresent-dienstverlening voor eigen doeleinden worden verwerkt. Tot de vennootschap is opgericht en de dienstverlening daadwerkelijk wordt aangeboden, worden de definitieve verantwoordelijke en bedrijfsgegevens nog ingevuld.
Vragen over privacy kunnen voorlopig worden gericht aan info@werepresent.nl.
2. Welke gegevens verwerken we?
Welke gegevens worden verwerkt hangt af van de manier waarop iemand WeRepresent gebruikt. Het kan onder meer gaan om:
- identificatie- en contactgegevens;
- informatie over opleiding, werkervaring en vaardigheden;
- informatie over identiteit, ambitie en professionele voorkeuren;
- praktische condities zoals beschikbaarheid, werklocatie, werktijden en beloningsvoorkeuren;
- gegevens die een organisatie over zichzelf, functies, teams, werkzaamheden en werkomstandigheden verstrekt;
- interactie- en gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienstverlening veilig en goed te laten functioneren;
- informatie uit publiek toegankelijke bronnen, wanneer die wordt gebruikt om een voorlopig organisatieprofiel op te bouwen.
3. Digital Twins
WeRepresent structureert relevante informatie over kandidaat en organisatie in een Digital Twin. Een Digital Twin is een digitale representatie en niet de persoon of organisatie zelf. De kandidaat houdt zeggenschap over de kandidaat-Twin; de organisatie over de organisatie-Twin. WeRepresent gebruikt deze representaties om mogelijke relaties te onderzoeken en matching mogelijk te maken.
Twins worden periodiek opnieuw bevestigd of bijgewerkt. Als een Twin niet meer actueel wordt gehouden, kan deze voor actieve matching vervallen. Als uitgangspunt wordt tijdens de ontwikkeling gewerkt met een actualiteitsperiode van ongeveer zes tot twaalf maanden. De definitieve bewaartermijnen worden per verwerkingsdoel vastgesteld voordat de dienst operationeel wordt.
4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
- om een kandidaat- of organisatieprofiel op te bouwen en te onderhouden;
- om kandidaat en organisatie langs de perspectieven Identiteit, Ambitie, Vaardigheden en Condities te kunnen vergelijken;
- om Match, Friction en Potential inzichtelijk te maken;
- om toestemming en autorisatie rond nieuwe relaties te beheren;
- om communicatie, ondersteuning en eventuele praktijkvalidatie te faciliteren;
- om de kwaliteit, veiligheid en werking van de dienstverlening te verbeteren;
- om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
5. Op welke grondslag?
De toepasselijke AVG-grondslag hangt af van het doel van de verwerking. Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst, op basis van toestemming, vanwege een gerechtvaardigd belang of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor iedere operationele verwerking wordt vóór ingebruikname vastgesteld welke grondslag daadwerkelijk van toepassing is.
6. Publiek toegankelijke bronnen
Voor organisatieprofielen kan WeRepresent informatie gebruiken die organisaties zelf publiek beschikbaar hebben gemaakt, bijvoorbeeld via hun website of openbare bedrijfsinformatie. Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zijn verkregen, wordt daarover geïnformeerd zoals de AVG voorschrijft, inclusief de herkomst van de gegevens voor zover van toepassing.
7. Matching, profilering en menselijke beslissing
Technologie kan informatie structureren, vergelijken en een match of andere inzichten berekenen. Een dergelijke uitkomst is een hulpmiddel en geen zelfstandig besluit over aanname, afwijzing of geschiktheid. WeRepresent is ontworpen vanuit het uitgangspunt: de technologie helpt begrijpen; de mens beslist. Kandidaat en organisatie beslissen zelf of zij een mogelijke relatie verder willen onderzoeken.
8. Met wie delen we gegevens?
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wanneer de betrokkene een relatie heeft geautoriseerd, met leveranciers die namens WeRepresent noodzakelijke diensten leveren, of wanneer de wet dit vereist. Met verwerkers worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte wordt alleen ingericht met een geldige wettelijke waarborg.
9. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten. Voor actieve Digital Twins geldt daarnaast het actualiteitsprincipe: een niet bevestigde of bijgewerkte Twin kan na de vastgestelde periode vervallen voor actieve matching. Concrete bewaartermijnen worden vóór productie per gegevenscategorie gepubliceerd.
10. Uw rechten
Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, recht hebben op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. U kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde vormen van profilering of geautomatiseerde verwerking.
Een verzoek kan worden gestuurd naar info@werepresent.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Beveiliging
WeRepresent neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op de aard en risico’s van de verwerking.
12. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, techniek of regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt op deze website gepubliceerd.
Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026.