Wat is een Digital Twin in recruitment?

Recruitment begint bijna altijd met een vereenvoudiging.

Een kandidaat wordt teruggebracht tot een cv, een profiel, een aantal vaardigheden en misschien de uitkomst van een assessment. Een organisatie presenteert zich via een vacaturetekst, een website en een verhaal over cultuur en arbeidsvoorwaarden.

Dat is begrijpelijk. Om twee partijen met elkaar te kunnen vergelijken, moeten we informatie structureren.

Maar precies daar ontstaat ook een probleem.

Want wat we met elkaar vergelijken zijn niet de kandidaat en de organisatie zelf. We vergelijken representaties van die kandidaat en die organisatie. En de kwaliteit van de match kan nooit helemaal los worden gezien van de kwaliteit van die representaties.

Misschien moeten we daarom eerst beter nadenken over wat we eigenlijk proberen te beschrijven.

Van dossier naar representatie

Een cv is in essentie een historisch document.

Het vertelt waar iemand heeft gewerkt, welke opleidingen iemand heeft gevolgd en welke functies iemand eerder heeft vervuld. Dat is waardevolle informatie. Maar het vertelt veel minder over waar iemand naartoe wil, onder welke omstandigheden iemand goed functioneert of welk potentieel nog niet zichtbaar is geworden.

Een vacature heeft een vergelijkbare beperking.

Ze beschrijft een functie die moet worden vervuld: taken, verantwoordelijkheden, gewenste ervaring en arbeidsvoorwaarden. Maar daarmee weten we nog niet noodzakelijk hoe een organisatie werkelijk functioneert, welk gedrag er wordt gewaardeerd, hoeveel ruimte iemand krijgt of welke ontwikkeling daadwerkelijk mogelijk is.

Zowel cv als vacature zijn dus nuttige documenten. Maar ze zijn geen volledige representatie van de werkelijkheid.

Het idee van een Digital Twin

In andere domeinen wordt het begrip Digital Twin gebruikt voor een digitale representatie van iets dat in de werkelijkheid bestaat.

Dat uitgangspunt is ook interessant voor recruitment. Niet omdat een mens of organisatie volledig in data kan worden gevangen. Integendeel. Juist het besef dat dit onmogelijk is, is belangrijk.

Een Digital Twin in recruitment zou je daarom kunnen omschrijven als:

Een gestructureerde en ontwikkelbare digitale representatie van relevante kenmerken van een kandidaat of organisatie, bedoeld om wederzijds begrip en vergelijking mogelijk te maken.

Het woord representatie is essentieel

De Digital Twin is niet de mens.

En de Digital Twin is niet de organisatie.

Het is een model dat probeert voldoende relevante aspecten van beide zichtbaar te maken om een betere hypothese over hun mogelijke samenwerking te kunnen formuleren.

Zoals ieder model is het per definitie onvolledig.

Wat willen we dan begrijpen?

Bij WeRepresent gebruiken we daarvoor vier perspectieven: Identiteit, Ambitie, Vaardigheden en Condities.

Identiteit gaat over wie iemand is of wat voor organisatie men wil zijn: waarden, gedrag, manier van samenwerken en kenmerken die bepalen hoe iemand of een organisatie functioneert.

Ambitie gaat over richting. Waar wil iemand naartoe? Wat wil een organisatie ontwikkelen? Welke groei wordt gezocht en welke ontwikkeling is mogelijk?

Vaardigheden gaan over wat iemand kan en wat een organisatie nodig heeft. Niet alleen op basis van functietitels of diploma's, maar zoveel mogelijk op basis van wat daadwerkelijk moet worden gedaan.

Condities gaan over de omstandigheden waaronder samenwerking mogelijk en aantrekkelijk is: beschikbaarheid, locatie, werktijden, beloning, flexibiliteit en andere praktische voorwaarden.

Geen van die vier perspectieven vertelt afzonderlijk of twee partijen bij elkaar passen. Samen leveren ze wel een rijker beeld op dan een cv tegenover een vacature.

De organisatie heeft óók een Digital Twin nodig

Als we veel moeite doen om een kandidaat werkelijk te begrijpen, maar die vervolgens vergelijken met een oppervlakkige beschrijving van een organisatie, ontstaat nog steeds geen rijke match. Hetzelfde geldt andersom.

De informatiediepte aan beide kanten moet voldoende zijn. Daarom heeft binnen deze benadering niet alleen de kandidaat een Digital Twin, maar ook de organisatie.

Dat betekent niet dat kandidaat en organisatie hetzelfde zijn. Een mens heeft andere eigenschappen, belangen en mogelijkheden dan een organisatie.

Wel proberen we beide partijen vanuit hetzelfde begrippenkader te begrijpen: identiteit tegenover identiteit, ambitie tegenover ambitie, vaardigheden tegenover vaardigheden en condities tegenover condities.

Daarmee ontstaat een basis waarop symmetrische vergelijking mogelijk wordt.

Een Digital Twin staat nooit stil

Er is nog een belangrijk verschil met een traditioneel profiel. Een cv wordt af en toe bijgewerkt. Een vacature verdwijnt meestal zodra de functie is ingevuld. Een Digital Twin zou juist moeten kunnen veranderen.

Mensen leren. Ambities veranderen. Omstandigheden wijzigen. Nieuwe vaardigheden ontstaan. Wat iemand vijf jaar geleden belangrijk vond, hoeft vandaag niet hetzelfde gewicht te hebben.

Voor organisaties geldt hetzelfde. Teams veranderen. Strategie verandert. Leidinggevenden wisselen. Technologie verandert werkzaamheden. De cultuur die een organisatie denkt te hebben kan bovendien verschillen van de cultuur die medewerkers dagelijks ervaren.

Een Digital Twin is daarom geen eindbeeld. Het is een tijdgebonden representatie die onderhouden, gecorrigeerd en verrijkt kan worden.

Dat maakt hem potentieel interessanter dan een statisch profiel, maar ook kwetsbaarder. Verouderde of verkeerde informatie leidt niet automatisch tot betere matching omdat we er het etiket Digital Twin op plakken.

Wie is eigenaar van de Digital Twin?

Een digitale representatie van een mens of organisatie roept vanzelf een belangrijke vraag op: van wie is die representatie?

Binnen WeRepresent is het uitgangspunt eenvoudig. De kandidaat is eigenaar van zijn of haar Digital Twin. De organisatie is eigenaar van haar Digital Twin.

WeRepresent krijgt toestemming om die representaties te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn opgebouwd: het onderzoeken van mogelijke matches tussen mensen en organisaties. Het platform faciliteert de representatie en de vergelijking, maar neemt het eigenaarschap niet over.

Dat eigenaarschap betekent ook dat de Twin niet onbeperkt geldig kan blijven.

Mensen veranderen. Organisaties veranderen. Ambities verschuiven, vaardigheden ontwikkelen zich en omstandigheden wijzigen. Een Digital Twin die ooit een goede representatie was, kan daardoor langzaam afstand nemen van de werkelijkheid.

Daarom krijgt een Twin een beperkte actualiteitsperiode. Na bijvoorbeeld zes tot twaalf maanden wordt de eigenaar gevraagd de informatie opnieuw te bekijken, waar nodig bij te werken en de Twin opnieuw te bevestigen.

Gebeurt dat niet, dan vervalt de Twin voor actieve matching.

Dat is geen administratieve maatregel, maar een logisch gevolg van wat een Digital Twin pretendeert te zijn.

Actualiteit hoort bij de betekenis van een match

Een representatie die niet meer wordt onderhouden, verliest uiteindelijk haar waarde als representatie.

Daaruit volgt nog iets. Ook een match is tijdgebonden. Als de kandidaat verandert, de organisatie verandert of een van beide Twins wordt bijgewerkt, kan de uitkomst van de vergelijking veranderen.

Een matchscore moet daarom niet worden gelezen als een definitief oordeel over twee partijen. De uitkomst beschrijft wat op een bepaald moment, op basis van de dan beschikbare representaties, over hun mogelijke relatie kan worden gezegd.

Niet omdat recruitment een wiskundige formule is, maar omdat het duidelijk maakt dat zowel de representaties als de vergelijking een tijdsdimensie hebben.

Meer informatie is niet automatisch meer waarheid

Het is verleidelijk te denken dat wanneer we maar genoeg informatie verzamelen, we uiteindelijk precies kunnen voorspellen of iemand bij een organisatie past.

Dat lijkt een gevaarlijke gedachte.

Een uitgebreid model kan een betere hypothese opleveren. Het maakt de hypothese niet waar.

Sommige eigenschappen zijn moeilijk meetbaar. Mensen geven niet altijd hetzelfde antwoord in verschillende omstandigheden. Organisaties beschrijven zichzelf soms anders dan medewerkers ze ervaren. En samenwerking ontstaat tussen mensen in een werkelijkheid die voortdurend verandert.

Een Digital Twin moet daarom niet worden gebruikt om schijnzekerheid te creëren.

Het doel is niet meer data verzamelen om de beslissing over te nemen. Het doel is relevante informatie structureren om een betere beslissing mogelijk te maken.

De technologie helpt begrijpen. De mens beslist.

En dan begint matching pas

Wanneer zowel kandidaat als organisatie op een vergelijkbare manier zijn beschreven, ontstaat iets interessants.

We hoeven niet langer alleen te vragen: voldoet deze kandidaat aan de eisen van deze functie?

We kunnen ook vragen: past wat deze organisatie nodig heeft bij wat deze kandidaat kan en wil?

En tegelijkertijd: past wat deze kandidaat nodig heeft bij wat deze organisatie werkelijk kan bieden?

Dat is een fundamenteel andere vergelijking.

De Digital Twin is daarmee niet het eindpunt van recruitment. Kandidaat en organisatie hebben ieder een Twin; beide worden opgebouwd langs dezelfde vier vaste perspectieven. Dat maakt symmetrische vergelijking mogelijk.

En ook die vergelijking levert uiteindelijk geen waarheid op. Ze levert een beter onderbouwde voorspelling op van wat er zou kunnen gebeuren wanneer deze kandidaat en deze organisatie werkelijk met elkaar gaan samenwerken.

Daarom blijft ook met Digital Twins dezelfde beperking gelden.

De representatie is niet de werkelijkheid. De match is de hypothese. De praktijk levert het bewijs.